Op de verjaardag van mijn dochter kreeg ik een telefoontje van de belastingdienst dat ze mijn boekhouding wilden controleren.

Slik.. Ik schoot toen best wel even in de stress. Het koste me op die dag dan ook wel even moeite om er niet de hele dag, in m’n hoofd mee bezig te zijn!

Op zo’n moment ga je direct na wat je allemaal hebt gedaan in je administratie. Klopt het wel wat ik heb gedaan, heb ik niet ergens een fout gemaakt, ben ik niet wat vergeten, etc.

Gelukkig word de controle vooraf aangekondigd. Je krijgt eerst een telefoontje om een afspraak te maken en daarna nog een brief. In die brief staat precies aangegeven wat je allemaal bij de hand moet hebben op de dag van de controle.

Ik had zelfs een aantal weken de tijd om me voor te bereiden en ook al is dat aan de ene kant vervelend, want je loopt er toch elke keer aan te denken en ik ben er ook best wel zenuwachtig voor. Aan de andere kant is het ook wel fijn om even de tijd te hebben om je voor te bereiden.

Doe jij zelf je administratie dan zal je zelf aan de slag moeten gaan. Heb je daarentegen je administratie geheel uitbesteed, dan moet je je boekhouder op de hoogte stellen van de controle en ervoor zorgen dat je op de dag van de controle alle spullen in huis/kantoor hebt.

Volgens mij is het ook mogelijk om de controle te laten plaatsvinden op het kantoor van je boekhouder. Kan dit niet dan is het misschien een prettig idee voor jezelf om te vragen of je boekhouder erbij aanwezig wil zijn. Die kan waarschijnlijk makkelijker vragen beantwoorden dan jijzelf. Houd er sowieso rekening mee dat je die dag niet kunt werken, want de controleur zal jouw werkplek nodig hebben, althans, er even van uitgaand dat jij niet een kantoor met drie bureau’s en een compleet netwerk hebt.

Wat moet je allemaal in huis hebben op zo’n dag?

  • De gehele boekhouding, met alle mutaties
  • Bankafschriften
  • Inkomende en uitgaande facturen
  • Kasadministratie
  • Aangiftes btw + de aansluiting naar je administratie
  • Aangifte inkomstenbelasting + achterliggende stukken
  • Aansluiting aangifte inkomstenbelasting en de administratie
  • Agenda’s

Hoe voorkom je stress voor zo’n controle?

Zorg ervoor dat je bovenstaande stukken standaard van alle jaren geordend hebt.

Ook al werk ik digitaal, het heeft mijn voorkeur om de administratie op papier in een ordner te hebben. Dit stamt nog uit de tijd dat ik op divers accountantskantoren heb gewerkt. Ik heb dus per jaar alles geordend in een ordner.

Maar bij een controle is het niet nodig om alles op papier te hebben. Als je alles digitaal hebt is dat ook prima. Kies waar je eigen voorkeur naar uitgaat. Zorg er digitaal ook voor dat het goed geordend is.

Op dit moment kan ik je nog niet meer tips geven. De controle zal vandaag plaatsvinden. Duim je voor me dat het allemaal goed zal verlopen??

In mijn volgende blog zal ik je vertellen hoe het is gegaan. Ik zal vandaag mijn best doen om zoveel mogelijk tips te verzamelen van de belastingman.

Nu is het jouw beurt. Heb je weleens controle gehad? En heb je tips voor ons??