Ben jij het overzicht kwijt van wat je allemaal moet doen? En vooral wanneer je wat moet doen?

Mijn tip: GEBRUIK JE AGENDA BETER!!

Maak als eerste de keuze wat voor soort agenda je wilt gebruiken. Kies je voor een digitale agenda die je kan synchroniseren met je smartphone? Of kies je liever een, misschien ouderwetse, papieren agenda?
Beide hebben voor- en nadelen, kies wat bij jou past, maar ook wat het meest efficiënt is in jouw geval.

Indien je gebruikt maakt van een gewone agenda raad ik je aan om een grote agenda te kopen. Zorg dat er
voldoende ruimte is om al je afspraken in te plannen en om tijden te kunnen blokken. (met blokken bedoel ik dat je bijvoorbeeld van 9.00 uur tot en met 12.00 uur werkzaamheden verricht voor klant X)

Ga aan het einde van elke dag na wat je de volgende dag moet doen. Zet dit eventueel op een kladblaadje, samen met de tijd die je verwacht ermee bezig te zijn.
Aan de hand van die lijst ga je je agenda vullen voor de volgende dag. Als jij verwacht dat je met een klus 1 uur bezig ben, blok dan ook 1 uur in je agenda.
Indien er sprake is van deadlines, zorg er dan voor dat je die werkzaamheden als eerste in je agenda zet. Plan de tijd die je verwacht nodig te hebben ruim in. Niets zo vervelend als het in de stress schieten wanneer je er toch langer mee bezig bent dan verwacht.

Zie de afbeelding voor een voorbeeld van het inplannen van je agenda.voorbeeld_inplannen_agenda

Wat opvalt is dat de dag niet helemaal vol is gepland. Als je dat wel doet zou je weleens in de stress kunnen schieten voordat je werkdag is begonnen. Dat is zeker niet de bedoeling, het moet je juist rust geven om efficiënt aan het werk te gaan. De ruimtes die je leeg laat vullen zich vaak vanzelf. Dit kan zijn omdat er een belangrijk telefoontje tussendoor komt, of omdat 1 van je werkzaamheden toch langer duurt dan je had verwacht. En is dat niet het geval, neem die tijd dan om eens even wat anders te doen. Dat geeft je weer hernieuwde energie voor de rest van je dag.

Zorg ervoor dat je de tijd die je voor iets hebt gepland ook daadwerkelijk daarvoor gebruikt. Laat je niet afleiden door telefoon, mail of wat dan ook.
Stel dat je ergens twee uur mee bezig bent, blok dan een half uur extra in je agenda.  Dan heb je tussendoor een half uur de tijd om iets anders te doen. Het is namelijk voor de meeste mensen niet gemakkelijk om zich 2 uur op 1 ding te concentreren.

Aan het einde van dag bekijk je of je alles hebt kunnen doen wat je had gepland. Als dat niet het geval is, schiet dan niet meteen in de stress, maar plan het de volgende dag als eerste in.

Maar ik begin het overzicht echt kwijt te raken!
Begin je het overzicht helemaal kwijt te raken doordat je zo veel afspraken moet maken en inplannen. Dan is het handig om dit te gaan uitbesteden. Ja dat kan aan een virtueel assistent, maar een deel kan je ook digitaal uitbesteden aan een online afspraken-planner, zoals bijvoorbeeld Time Trade. Indien je overweegt om dit te doen zul je wel een digitale agenda moeten hebben.

Digitaal uitbesteden:
Je kan een mail sturen naar de juiste persoon met daarin jou mogelijkheden. Diegene kiest wat voor hem het beste uitkomt en plant de afspraak digitaal in. De afspraak komt ook direct in jou agenda te staan.
Ook is het mogelijk dat men via je website zelf een afspraak met je kan inplannen. Hierdoor hoef je niet eens met die personen te bellen of te mailen. Zij kunnen direct in je agenda kijken wanneer je tijd hebt.

Uitbesteden aan een Virtueel Assistent:
Indien je ervoor kiest om het uit te besteden aan een virtueel assistent, zul je een agenda met haar moeten delen. Bijvoorbeeld via een Google-agenda.

Voor een klant van mij doe ik zijn agenda-beheer (en e-mail beheer).
In zijn agenda hebben wij een schema van zijn beschikbare werktijden gezet. De tijden dat hij niet aan het werk is zijn geblokt met “geen afspraken”.
Om hem zo efficiënt mogelijk te laten werken, en ook om niets te vergeten, zetten we werkelijk alles in zijn agenda. Vanuit het mailverkeer kan ik opmaken wat voor hem belangrijke dingen zijn die gedaan moeten worden. Aan de hand daarvan plan ik tijd in in zijn agenda.

Zodra er van via de mail verzocht wordt om een afspraak in te plannen zal ik dat direct gaan regelen. Dat hoeft hij zelf niet meer te doen. Indien hij een afspraak wil maken geeft hij dat aan mij door en ik ga dit regelen. De reistijd zet ik (apart) in de agenda. Hierdoor weet je ook of hij eventueel telefonisch nog te bereiken is of niet.

Wil je alle tips op een rijtje? Kijk dan hier voor mijn 12 tips voor een betere planning met je agenda!

Hoe zorg jij ervoor dat je je houdt aan de planning die je gemaakt hebt?