Krijg jij heel veel mail per dag/week? Dan is de kans groot dat je mailbox uitpuilt! Vind jij dat fijn? Ik in ieder geval niet! Ik probeer mijn inbox opgeruimd te houden, helaas lukt dat niet elke dag. Daarom doe ik het minimaal 1 keer per week.

Vind jij echter dat je teveel tijd kwijt bent aan al die email? Dan kan je dit ook laten doen door een virtueel assistent!

Wat zeg je nou? Mijn mail laten beantwoorden door iemand anders?

In grote ondernemingen is de secretaresse vaak degene die de mailbox van de manager beheert en beantwoord. Dus waarom niet van een zelfstandig ondernemer?

Natuurlijk is dit niet iets wat je per direct helemaal door iemand anders kan laten doen. Hiervoor moet je samen bepaalde stappen doorlopen. Het kost veel tijd. Maar ben je eenmaal zover, dan levert het je veel tijd, rust en ruimte op. Om dit te gaan doen zal je de volgende stappen moeten doorlopen. Het hangt ervan af wat voor bedrijf je hebt en hoe goed je virtueel assistent is hoeveel tijd je per stap kwijt bent. Laat ik vooraf duidelijk zeggen dat jij de regels bepaald en niet andersom. Jij moet er volledig op kunnen vertrouwen dat het goed gaat. Dus jij bent de baas!

Stap 1:
Zorg dat je virtueel assistent toegang krijgt tot je mailbox. Mijn ervaring leert dat het erg prettig is om een nieuw online email adres aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld via outlook.com of google.com. Zorg ervoor dat je alle mails daar naartoe laat lopen. Het voordeel is dat je nooit mail ‘kwijt’ bent bij een computercrash. Let er op dat je bij de instellingen aangeeft dat er een kopie van de email op de server blijft staan. Dan weet je zeker dat je niet voor nare verrassingen komt te staan. Vanaf nu ziet je virtueel assistent al je mail binnenkomen

Stap 2:
Zorg er nu voor dat je zelf de mail niet meer binnenkrijgt.
In de beginfase kan je er voor kiezen dat alle mails die belangrijk zijn doorgestuurd worden naar jou eigen mailbox. Zodra jij deze beantwoord, moet je ervoor zorgen dat je virtueel assistent wel met je mee kan kijken. Dus stuur een bcc naar haar. Als zij dit namelijk allemaal ziet, leert zij direct ook hoe jij je klanten te woord staat en wat er allemaal speelt.

Omdat deze fase best wel eng kan zijn, kun je er in het begin ook voor kiezen dat je samen de inlogcodes hebt van de online mailbox. Dit doe ik ook voor een klant van mij. Samen delen we de mailbox. Ik ruim de mail op. Dus alle reclame en nieuwsbrieven die verwijder ik. Alle mails die hij moet beantwoorden zet ik in een map met de naam actie. Zo weet hij direct wat hij moet doen. Indien er belangrijke mail voor hem is stuur ik hem een sms.
Doordat hij vanuit die mailbox ook de mail beantwoord, kan ik precies zien wat hij heeft gedaan en wat er allemaal speelt in zijn bedrijf.

Stap 3:
Nu wordt het tijd dat je virtueel assistent ook daadwerkelijk mails gaat beantwoorden. Laat haar beginnen met de simpele mails. Zoals het bevestigen van een afspraak. Als dit naar tevredenheid gebeurd kun je weer een stap verder gaan. En haar bijvoorbeeld standaard vragen laten beantwoorden. Het is aan te raden om in het begin zeker de mails te controleren voordat ze verzonden worden. Dus zorg ervoor dat jij eerst toestemming geeft om de mail te versturen.

Stap 4:
Zodra jij het gevoel hebt dat je geen verbeteringen meer hoeft te maken, wordt het tijd voor de volgende stap. Namelijk dat jij alleen nog in de bcc komt te staan. Zo hou je in ieder geval het overzicht.

Stap 5:
Als jij alle vertrouwen hebt dat het helemaal goed gaat met het beantwoorden van jou mail, dan wordt het tijd om nog meer los te laten. Namelijk ervoor zorgen dat jij niet meer al die bcc berichten krijgt. Maar let er wel op dat jij altijd toegang moet kunnen krijgen tot de verzonden mails. Zodat als jij iemand aan de telefoon hebt je ook daadwerkelijk kan terugzien wat er gestuurd is.

Natuurlijk blijft het van groot belang dat als je virtueel assistent niet zeker is van de manier waarop een mail beantwoord dient te worden, zij deze altijd aan jou doorstuurt.

Ik kan me goed voorstellen dat dit proces je misschien behoorlijk afschrikt. Want jemig wat kost dat veel tijd zeg! En daar heb je gelijk in. En bij de ene onderneming zal het sneller en makkelijker gaan als bij de andere. Maar het is een investering die het zeker waard is. Want het scheelt je heel veel tijd om niet alles zelf op te hoeven ruimen, en al die standaard antwoorden hoef je dus ook niet meer zelf te geven.

Mijn vraag aan jou is: Hoe zorg jij ervoor dat je niet teveel tijd kwijt bent aan al die emails die je krijgt? 
Ik zie je reactie graag hieronder tegemoet!