Je administratie op orde… Ik hoor je zuchten! Die papieren blijven  maar binnen komen en je weet niet precies waar je wat moet laten en hoe lang je iets moet bewaren. Het is een steeds weer terugkerende klus om alles netjes geordend op te kunnen ruimen.

Maar hoe begin ik dan? Ik heb stapels met papieren!

Zorg ervoor dat je een plek hebt om alle papieren te kunnen ordenen. Dit kan de grond zijn, een tafel of gewoon je bureau. Pak al je losse papieren en maak daar 1 stapel van. In deze stapel zitten dus alle rekeningen die betaald moeten worden, bonnetjes voor de administratie, maar ook alle privé zaken. Dus werkelijk alle losse papieren die je hebt.

Vervolgens ga je alles grof sorteren. Alle zakelijke papieren op een stapel, alles wat met wonen te maken heeft op een stapel (denk hierbij aan gas/water/licht, internetabonnement, kabel, gemeentelijke belastingen etc).  Een stapel met bankpapieren, een stapel met verzekeringen etc.

De volgende stap is dat je één stapel pakt en die verder gaat sorteren. Kijk wat er weg kan (je hebt alleen je laatste overzicht nodig van je verzekeringen, oudere versies kunnen weg!). Maak kleinere stapeltjes per soort. Denk hierbij aan: een stapel per soort verzekering, een stapel per bankrekening, een stapel per klant etc.

Waar laat je het dan allemaal?

Kies een systeem wat jij makkelijk vindt. Mijn voorkeur gaat uit naar ordners. Echter is het voordeel van hangmappen dat je niet overal gaatjes in hoeft te maken dus alles sneller kan opbergen en eruit kan halen.

Kies vervolgens de volgorde die je wilt hanteren. Stukken die je maar 1 maal per jaar nodig hebt hoeven uiteraard niet voorin in een ordner te zitten. De volgorde wordt dus mede bepaald door het aantal keren dat je er iets bij moet voegen of het aantal keren dat je het moet raadplegen.

In mijn ordners heb ik tabbladen met het alfabet erop. Aangezien het onmogelijk is om alle papieren onder de goede letter op te bergen (want je hebt bijvoorbeeld meerdere  brieven van de belastingdienst die je per soort wilt opbergen) heb ik voorin in mijn ordners een inhoudsopgave zitten. Daar staat dus wat er onder A zit en wat onder B. etc.

Als jij je systeem hebt gekozen, dan stop je alles in de ordners en maak je daarna een inhoudsopgave. Tot slot zet je op de zijkant van de order groot en duidelijk wat er in zit. Zijn het dus gegevens van je klanten, dan zet je er klanten op. Zijn het de gegevens van je verzekeringen, dan zet je er verzekeringen op.

Een ‘Waar laat ik dat?’ bakje!

Dan is er nog een grote kans dat je nog een stapel papier overhoud waarvan je niet zo heel goed weet wat je er precies mee moet doen. Maak hiervoor een bakje of een ordner aan en zet daar groot op ‘Waar laat ik dat?’

Stop hier de stukken in waarvan je geen idee hebt waar je ze moet laten. En laat ze daar ook zitten. Als je dan een keer wat zoekt en het niet kan vinden in je overige structuur, kan je daar in kijken. Let er natuurlijk wel op dat je niet alles hierin stopt, want dan ben je het overzicht alsnog kwijt.

Hoe houd ik het zo netjes?

Na een aantal uur, of misschien wel dagen als je het lang niet hebt gedaan, ben je eindelijk klaar en is je administratie weer op orde. Dan is het zaak dat je het netjes gaat bijhouden, anders kun je over een tijdje weer helemaal overnieuw beginnen. Omdat je nu een goed systeem hebt opgezet is het ook gemakkelijk om het netjes bij te houden. Nu hoef je echt niet gelijk elk briefje wat binnenkomt in je ordners te stoppen (mag natuurlijk wel), maar plan elke week een kwartiertje in in je agenda. Doe dit bij voorkeur aan het einde van de week (dan ga je lekker opgeruimd het weekend in) en stop alles wat je binnen hebt gekregen in de daarvoor bestemde ordners. Zo houd je grip op je administratie en per saldo kost het je veel minder tijd. Want je weet waar je wat hebt opgeborgen, dus je vindt het ook veel sneller terug.

Hoe lang moet ik alles bewaren?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren, dit noemen ze de fiscale bewaarplicht.

Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Het is dus ook zaak om er voor te zorgen dat deze programma’s bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het alleen bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je dus niet aan de bewaarplicht. Meer informatie hierover is terug te vinden op de site van de belastingdienst.

Als particulier kan de belastingdienst tot 5 jaar na het indienen van de belastingaangifte je alsnog om bewijsstukken vragen. Dus alle gegevens die te maken hebben met je aangifte inkomstenbelasting zul je minimaal 5 jaar moeten bewaren. Echter is het advies om sommige stukken nog veel langer te bewaren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens over je lijfrente. Dit soort gegevens moet je gewoon nooit weg doen. Mocht je een pand hebben voor je bedrijf dan moet je de gegevens hiervan 10 jaar bewaren (alles wat met onroerende zaken te maken heeft moet 10 jaar bewaard worden).

Als jij een contract hebt afgesloten met een leverancier en dat contract loopt 5 jaar. Dan zul je dit contract 12 jaar moeten bewaren. De termijn van het contract + 7 jaar bewaarplicht.

Mijn vraag aan jou is: Heb jij je administratie goed op orde? Zo nee, heb je enig idee hoe dat komt?