Hoe vaak zeg jij “ja, dat doe ik wel even !”?

Ik weet het nog goed van vroeger. Mijn vader zei vaak dat hij nog even iets op de computer moest doen. En vervolgens zat hij dan een hele avond achter de computer, omdat het niet even bleek te zijn.

Nu ik zelf ook veel achter de computer te vinden ben, snap ik hem veel beter. Je denkt wel vaak dat je iets even kan doen, maar zonder dat je het wilt (en er erg in hebt) duurt dat even vaak heel lang. Ik ben regelmatig bijna een dag bezig met allemaal dingen die even moeten gebeuren. En meestal zijn dit niet de werkzaamheden waar we als ondernemers ons geld mee verdienen!

De vraag is nu hoe komt dat eigenlijk?

Natuurlijk zijn er uitzonderingen op het volgende. Maar de belangrijkste reden is dat we gewoonweg niet zo heel goed zijn in het inschatten van de werkelijke tijd die we ergens voor nodig hebben. Bijna iedereen is een optimistische planner.
Bij mijn laatste werkgever werd mij vaak een tijdsplanning gegeven voor een opdracht, maar 9 van de 10 keer kon ik die niet halen. Dan kan je je afvragen of dat aan mij lag, of dat degene die de planning maakte al die dingen die ook even gedaan moeten worden was vergeten.

De volgende vraag die nu speelt is: Hoe voorkomen we het?

Zeg niet meteen ja.
Er wordt regelmatig gevraagd of je even iets wilt doen. Voordat je hier direct ja op zegt is het slim om rustig na te denken of dit wel daadwerkelijk maar even is. Ga na hoeveel tijd jij denkt er mee bezig te zijn. Heb je hier daadwerkelijk tijd voor?

Om goed in te kunnen schatten hoeveel tijd je ergens mee bezig bent is het slim om eens te kijken wat je nu precies allemaal moet doen. Deel alles op in kleine stappen. Neem als voorbeeld, even een brief versturen. Dat doe je even, toch? Maar wat moet je eigenlijk allemaal doen voordat die brief daadwerkelijk verzonden is:

  • Brief printen. Moet je hiervoor de printer nog aanzetten? Zit het goede papier in de printer? Moet je nog het goede briefpapier pakken?
  • Envelop pakken
  • Adres op de envelop schrijven of een adressticker maken. Heb je het adres bij de hand of moet je die nog opzoeken?
  • Postzegel erop plakken. Weet je hoeveel postzegels er op moeten? Of moet je de brief nog wegen en nagaan hoeveel postzegels er op moeten? Liggen de postzegels zo voor het pakken?
  • Brief vouwen en in de envelop doen
  • Envelop dichtplakken
  • Naar de brievenbus brengen. Is de brievenbus dichtbij of ver weg? Kom je er langs of moet je er voor om?

 

Als alles voor het pakken ligt en de brievenbus om de hoek is, dan is het inderdaad een klusje dat je even doet. Maar indien je alles nog moet opzoeken dan is het niet meer een klusje dat je even doet.

Wanneer jij vaak in de valkuil van even loopt, ben je dus een optimistische planner. Om dit in de toekomst te gaan voorkomen is het slim om eens bij te houden hoeveel tijd je nu werkelijk kwijt bent met bepaalde werkzaamheden. Hou een maand lang eens nauwkeurig de tijd bij van alles wat je doet. Dan heb je daarna ineens veel meer inzicht in welke werkzaamheden inderdaad even gedaan kunnen worden, en voor welke werkzaamheden je tijd moet gaan inplannen.

Nu is de vraag natuurlijk wel wat je onder even verstaat. Dat is voor iedereen verschillend. Dit hangt er onder andere van af hoe druk je het hebt. Voor de een is even een minuut, en voor de ander is even een kwartier.

Mijn vraag aan jou is hoe vaak jij het woord even gebruikt terwijl het helemaal niet even is, en hoe probeer jij het te voorkomen?