Zo voorkom je dat zakelijke mails je zwakke kant worden

Heb je enig idee hoeveel mails er per dag gemiddeld worden verzonden? Honderd miljard, dus tien per wereldburger! En dat groeit nog steeds. Het nadeel daarvan is dat het zo gewoon is geworden, dat mensen, ook ondernemers, steeds slordiger omgaan met mailverkeer. Als je niet oppast, beschadig jij je reputatie als professional door onzorgvuldig mailverkeer. Met deze tips laat je merken dat jij wél meegaat met je tijd en dat je mails super-efficiënt, maar ook helemaal correct zijn. Zoals het heurt, dus…

Tip 1: Adresseer correct

Daarmee bedoel ik, laat duidelijk zien aan wie je adresseert. Stuur bij voorkeur je mails niet cc, tenzij het vooraf is afgesproken dat meerdere mensen deze informatie moeten kunnen volgen. Gebruik je de cc, maak dat dan extra zichtbaar door bovenaan te zetten: Beste Jan (en Piet)…

Zo hoeft Jan niet te twijfelen of Piet het ook leest en voorkom je misverstanden.

Tip 2: Gebruik je onderwerp-regel voor extra structuur

De ‘subject’ regel is geen formaliteit. Gebruik het dus zo optimaal mogelijk. Noem het onderwerp van je mail, en geef bijvoorbeeld aan of het een vraag is, een reactie (re:) of dat je graag snel een antwoord wilt. Stuur je iets door voor later, benoem dat dan: om later te beslissen. Of: om te bewaren, of ‘is dit iets voor jou?”. Er zijn ook mensen die in de onderwerp-regel alles erin zetten. Kijk daar mee uit. Dat kan heel verwarrend zijn.

Tip 3: Benoem de bijlage

Raar maar waar: dat paperclipje van de bijlage wordt maar al te vaak over het hoofd gezien. Zeker als je in de mail een vraag of antwoord over iets anders schrijft. Als je bijlagen meestuurt, verwijs er dan ook naar in je mail zelf. Een kort ‘bij deze de bijlage’ voorkomt misverstanden, of zet onder je vraag ‘zie verder de bijlage’. Stuur je zonder vooroverleg, geef dan kort aan wat de inhoud is van de bijlage en waarom je deze meestuurt.

Tip 4: Doe de bijlage eerst

Als je een bijlage wilt meesturen, voeg deze dan als eerste toe. Dan is de kans dat je het vergeet veel kleiner.

Tip 5: Laat de ontvanger nog even weg

Nog zo’n praktische die ik ooit eens van iemand leerde en die me al voor heel wat fouten heeft behoedt: tik als laatste het mailadres in van de ontvanger. Daarmee voorkom je dat je de mail voortijdig verstuurt omdat je tussentijds iets anders gaat doen op je scherm, of even wordt afgeleid.

Hopelijk kun je hiermee toekomstige missers voorkomen. Ik heb er zelf al veel aan gehad en ik merk dat gestructureerd mailen anderen motiveert om ook gestructureerd terug te mailen. Als we met zijn allen zorgvuldig zijn in onze zakelijke mails, besparen we tijd, gezoek en ergernis. Alle reden om deze tips even ter harte te nemen, toch?

Heb je zelf nog een hele praktische toevoeging op dit verhaal? Schroom niet en deel het hieronder, hebben we er allemaal wat aan!