Herken je dat: overal liggen lijstjes, krabbeltjes, aantekeningen en briefjes? En je bent regelmatig flink aan het zoeken waar je welke notities hebt opgeschreven?

Dan wordt het tijd om dit eens op een goede manier te gaan structureren.

Het gebeurde mij zo ontzettend vaak dat ik zeker wist dat ik iets op had geschreven en dat ik het dan nergens meer kon vinden. Dan stond het weer ergens achterop of had ik het weer per ongeluk weggegooid. Dit frustreerde mij zo enorm dat ik het anders ben gaan aanpakken. En bij mij werkt het erg goed.

Als jij er ook gek van word om elke keer je krabbels kwijt te zijn, dan denk ik dat ik je vandaag een hele simpele maar handige tip kan geven.

Schrijf die krabbels niet op losse papiertjes!

Sinds een aantal maanden heb ik een groot A4 notitieboek met een ringband. Hierin schrijf ik werkelijk alles op. Zo weet ik zeker dat ik altijd al mijn krabbels kan terugvinden. Eens in de zoveel tijd loop ik er helemaal doorheen om te kijken wat er van weg kan en wat ik nog moet bewaren.

Maar als je al die krabbels op losse papiertjes hebt staan, zal je deze toch eerst eens moeten uitzoeken.

Hoe ga je hier nu precies mee aan de slag:

  • Verzamel al je briefjes, lijstjes en notities bij elkaar. Stop ze in een bakje ‘actie’. Vanaf nu stop je ze altijd daarin. Dan kan je ze in ieder geval altijd terugvinden
  • Ga ze vervolgens stuk voor stuk bekijken:
      • Is het een actie die je binnen twee minuten kan afhandelen? Doe dit dan direct! En gooi daarna het briefje weg!
      • Is het een actie waar je langer mee bezig bent, plan hier dan tijd voor in in je agenda, of zet het op je to-do-lijst. Zet alle info die je nodig hebt erbij zodat het briefje weg kan!
      • Is het een actie die voor een bepaalde tijd gedaan moet worden? Plan het dan tijdig in in je agenda, en zet daar ook alle extra informatie neer, zodat je het briefje kan weggooien!
      • Is het informatie die je bij een andere actie nodig hebt zoals bijvoorbeeld een naam of telefoonnummer? Noteer dit dan bij die actie. Zo kan dat papiertje ook weer weg!
  • Als het notities zijn bewaar ze dan daar waar ze thuis horen.
      • Adresgegevens of telefoonnummers in je digitale lijst met contactpersonen of in je adressenboek
      •  Notities voor een bepaalde klant, stop ze allemaal in ordners, met een tabblad per klant
      •  Bewaar ideeën en dingen die je inspireren in een aparte map

Als je je hele stapel hebt doorgewerkt is het van groot belang dat je geen gebruik meer maakt van losse briefjes. Zoals ik al eerder heb gezegd schaf een groot notitieboek aan en schrijf daar alles in op. Als jij je dit eigen maakt heb je binnenkort niet meer het probleem van allemaal losse briefjes en weet je altijd alles terug te vinden.

Vaak schrijf je to-do-lijsten toch weer op een los blaadje. Elke keer dat je iets klaar hebt streep je dit af. Maar ook schrijf je er weer nieuwe dingen bij. Of je maakt weer een nieuwe lijst. Als je dit vervelend vind kan je heel gemakkelijk een digitale to-do-lijst maken. Gebruik je Outlook of heb je een Google-agenda, dan kan je heel gemakkelijk een digitale lijst maken. Bij outlook vind ik het persoonlijk iets minder overzichtelijk. Voordeel van Google-agenda is dat je ook alle taken die je hebt afgevinkt nog ziet staan. Die kan je dan vervolgens heel gemakkelijk zelf naar de prullenbak verplaatsen. In outlook moet je daarvoor een andere weergave aanzetten. Maar dit is natuurlijk mijn persoonlijke voorkeur. Ieder zijn ding.

Mijn vraag aan jou is: Hoe voorkom jij dat het een chaos wordt met allemaal rond slingerende briefjes? Hoe hou jij het overzicht?
Ik zie je reactie graag onderaan deze blog.