Ja natuurlijk kan je het allemaal zelf! Maar je moet jezelf de vraag stellen of dat ook daadwerkelijk noodzakelijk is. Helpt het je om je bedrijf te laten groeien?
Quote van klant:
“Natuurlijk had ik als ZZP-er ook de bezwaren in mijn hoofd:
ik kan het zelf wel (nog wel), ik heb er (nog) geen geld voor…
Maar dat is gewoon niet waar!
netwerken en acquisitie, dan is de investering er zo uit“
Bij elke stap die je zet moet je je goed afvragen of dat een stap is die je dichter bij je doel brengt. Als het jou doel is om meer omzet te genereren, is het dan zinvol om zelf een seminar te organiseren? Of besteed je dat uit, waardoor jij effectief voor je klanten bezig kan zijn?
Misschien is de stap om het organiseren van je seminar uit te besteden veel te groot voor je. Maar het is wel een heel duidelijk voorbeeld. Laten we er voor dit voorbeeld even van uit gaan dat je hier 40 uur mee bezig bent. Als jij in die 40 uur nu bezig kan zijn met acquisitie, een training kan geven of andere declarabele werkzaamheden, dan brengt dat je veel dichter bij je doel van meer omzet dan het organiseren van het seminar. Dus overweeg dan serieus eens of je dit wel werkelijk zelf wilt doen.
Quote van klant:
“Als zelfstandig ondernemer houd ik me liever bezig met mijn vak dan
met mijn administratie. Na jaren zelf ploeteren en me frustreren,
heb ik zoveel mogelijk werkzaamheden uit handen gegeven.
Sinds Marijke voor mij werkt als Virtual Assistent (VA) heb ik meer
rust en meer focus op mijn kerntaken en werkzaamheden.”
Er zijn nogal wat werkzaamheden die een VA voor je kan doen, kijk maar eens op deze lijst!
Maar hoe bepaal je nu precies wat je wil en wat je kan uitbesteden?
Maak een lijst met alle werkzaamheden die je moet doen
Noteer alles. Dus ook mail, telefoon, sociale media activiteiten en alle werkzaamheden voor klanten.
Noteer achter de werkzaamheden de tijd die je er gemiddeld mee bezig bent.
Dat laat je inzien hoeveel tijd je kwijt bent aan al die werkzaamheden die er nu eenmaal bij horen.
Noteer tevens de werkzaamheden die al langere tijd op je to-do-list staan.
Waarschijnlijk zijn dit werkzaamheden waar je gewoonweg geen zin of tijd voor hebt.
Ga op zoek naar iemand die je kan helpen met deze werkzaamheden.
Een VA kan veel taken van je overnemen. Zorg dat je iemand vind waar je vertrouwen in hebt. Om goed samen te werken moet het ‘goed’ voelen
Zorg voor een persoonlijk kennismakingsgesprek
Ga niet alleen af op een website maar ook de eerste indruk is van groot belang bij samenwerking
Zorg dat alle afspraken duidelijk worden vastgelegd.
Het is al voldoende om dit per mail te bevestigen.
Denk hierbij aan:
- Wat is het tarief?
- Wordt er op uurbasis of op opdrachtbasis gefactureerd?
- Welke werkzaamheden worden er uitbesteed?
- Wat is de deadline?
- Wanneer is je VA bereikbaar?
Begin met een kleine opdracht uit te besteden
Denk daarbij bijvoorbeeld aan het uitzoeken van een nieuw telefoonabonnement.
Als je hierover tevreden bent zet je weer een volgende stap om iets uit te besteden.
Je moet leren uitbesteden, doe dat in kleine stapjes.
Is er iets waar je ontevreden over bent communiceer dit dan direct
Op die manier blijft de samenwerking goed, zo kunnen misverstanden direct opgelost worden.
Ik hoor echter van veel mensen dat ze niet zo goed weten wat er allemaal bij komt kijken om een opdracht uit te besteden. Daarom wil ik jou via mijn blog handleidingen gaan geven om je hierop goed te kunnen voorbereiden.
Voor mij is het lastig om te bepalen wat je tegenhoudt om het te gaan uitbesteden. Mijn vraag aan jou is dus: wat zou je graag willen uitbesteden en waarom doe je dit nog niet?
Ik zie je antwoord graag onderaan het blog verschijnen. Dan kan ik hiermee aan de slag om je een beter inzicht te gaan geven in hoe het werkt en wat de mogelijkheden zijn.
Beste Marijke,
Jouw blogartikel nodigt me uit om te reageren!
Ik vind je schrijfstijl helder, en ik hik al jaren aan tegen het inschakelen van een VA. Waarom? Ja, dat is een goede vraag. Ik weet het antwoord wel, het is een combinatie van dingen. Voor mij is het de onzekerheid over wat het gaat kosten, en de vraag welke dingen ik kan uitbesteden, en welke taken daarvan voor mij het belangrijkste zijn om uit te besteden. Kortom: het overzicht op jouw site van welke taken ik uit zou kunnen besteden is heel nuttig!
Je hebt mij aan het denken gezet, en ik wens je veel succes, dat komt wel goed!
Beste Saskia,
Dank je wel voor je mooie woorden over mijn blog.
Ik denk dat je veel kan gaan hebben aan mijn blog de komende tijd. Hopelijk ga je er door inzien dat je zelf kunt bepalen wat je gaat uitbesteden en hoe je het allemaal wil.
Bij meerdere dingen is het absoluut mogelijk om prijsafspraken te maken. Zodat je van te voren weet wat je maximaal kwijt bent. Ook hierover zal ik het in de komende tijd over hebben.
Heel veel succes en voel je vrij om een keer mij een uur voor je aan de slag te gaan.
Ja goede vragen stel je Marijke,
Wat houdt me tegen? Ik ben het niet gewend. Besef wel dat het slim kan zijn, maar ik vraag me af hoe de verhouding is tussen de tijd die het kost om te briefen en te begeleiden vs de tijd die ik nodig heb om het zelf te doen. Ik heb ook geen idee van tarieven in de markt, en of er binnen het virtual assistent wereldje specialisten zijn voor bijvoorbeeld marketingklussen of secretariele klussen. ik zou dus wel blij zijn met een diepere invulling van het profiel.
Ik denk dat een blog met do’s en don’ts en informatie over cases helpt om het beeld van wat een VA kan betekenen dieper invult.
Succes met de voortgang in ieder geval,
Lex
Dank je wel Lex voor je reactie. Dit geeft mij weer een goed inzicht in wat interessant kan zijn voor de lezers van mijn blog.
Ik kan me heel goed voorstellen dat je het lastig vind om de verhouding te zien tussen het zelf doen en het uitbesteden. Ook dit zal ik zeker mee gaan nemen in mijn blog de komende tijd.
Heb je je ingeschreven voor mijn nieuwsbrief? Dan kan ik je op de hoogte houden over mijn blog-artikelen. En je kan mij een uur gratis aan de slag zetten.
Hoi Marijke,
Wat mij tegenhoudt zijn ook de factoren zoals hierboven al aangegeven. Ik merk met het uitbesteden wat ik al doe met voor wat hoort wat afspraken, dat het te vaak niet helemaal gaat zoals ik had bedoeld. Of ik vraag iets uit te zoeken, dit lukt dan niet erg en als ik zelf dan even google kom ik direct verschillende dingen tegen. Dan denk ik meteen ik doe het zelf wel! Daarbij heb ik moeite met het aangeven dat iets niet gaat zoals ik het wil. Ik denk dat dit in hoofdlijnen mijn grootste belemmeringen zijn.
Ik ben heel benieuwd naar vervolg blogs en vooral voorbeelden (cases) helpen mij altijd enorm om goed en snel een beeld te vormen.
Ik schrijf me graag in om me eens een uurtje te laten verrassen door je, wie weet wat eruit komt. Ga zo door!
Fijn, Saskia, om je reactie te lezen. Bedankt daarvoor.
Ik heb zelf ook laatst gemerkt dat met het principe van ‘voor wat hoort wat’ men het niet allemaal zo heel erg nauw neemt. Ook is het dan nog veel lastiger om aan te geven als je er niet helemaal tevreden mee bent.
Terwijl je in mijn ogen juist altijd alles moet geven om er iets moois en goeds van te maken, of je er nu voor betaald wordt in geld, of in een wederdienst.
Ik vind het erg leuk dat je een keer gebruik wil maken van mijn diensten. En in dat uur gratis zal ik net zo hard voor je aan het werk gaan als in een uur die je zou moet betalen. Daar kan je van op aan!!
Hoi Marijke,
Wat tegenhoudt is het onvermogen de praktijksituatie goed voor te stellen zoals die zal zijn wanneer een VA actief geworden is. Wat wel, wat niet, één algemene VA of drie specialisten, hoe om te gaan met de mix van specialistisch en simpel werk, hoe tijdrovend en complex wordt de communicatie.
Ik heb een voorkeur om niet beleidsmatige continue werkzaamheden taakgebonden uit te besteden, terwijl dat voor niet tot de ondernemerstaak behorende specialistische projecten altijd aanbevelenswaardig is.
Voor zover ik weet bestaat er voor uitbesteden geen algemene leidraad, hetgeen jou in een voortrekkersrol plaatst. Uitdagend maar vast niet gemakkelijk. Een modulaire aanpak, zou dat ze over de streep trekken?
Hoi Marijke,
Alles is al gezegd, in min of meer andere bewoordingen weliswaar. Ik wil er aan toevoegen, het virtuele deel is m.i. juist lastiger als klant. Ik wil snel iets kunnen uitleggen (als je een kamer verder zit) zodat het mij daadwerkelijk tijd scheelt als jij iets oppakt. Echter ontzorgen van werkzaamheden moet je wel iets weten van het bedrijf, soms tenminste, of de juiste informanten vinden in het bedrijf. Dus of virtueel in jouw situatie een succes wordt weet ik niet maar ik kan me wel levendig voorstellen dat je zeker toegevoegde waarde hebt in een bedrijf door daar bijv 14 dagen te blijven en dan bijv later virtueel klussen te kunnen oppakken. Ik denk hierbij aan piektijden voor ondernemers, vakanties, feestdagen of bijv speciale actie dagen. Daarnaast zul je vertrouwen moeten wekken bij de klant; dat gaat sneler als je er fysiek bent.
Ik hoop da deze aanvulling iets bijdraagt. Ik schrijf me graag in voor je uurtje hulp.
Groet Joep.
Hoi Marijke,
Goeie actie!
Wat mij tegenhoudt, is het gevoel dat ik veel dingen die ik doe, niet in één keer kan overdragen. Er zit geen begin en loslaten en eind aan, waardoor ik er (door tussentijds overleg) alsnog steeds zelf mee bezig ben.
Voorbeeld:
Ik wil een beamer gaan aanschaffen, om wat onafhankelijker te zijn in het geven van mijn workshops. Dan kan ik overal en altijd workshops geven, ik hoef maar met die beamer onder mijn arm de deur uit te gaan en heb geen gedoe meer met het regelen van locaties mét beamer.
Goed. Welke beamer? Waar te beginnen? Ik ben op onderzoek uitgegaan, begonnen op http://www.tweakers.net. Drie dagen geleden richtte ik me op hele andere beamers dan nu, nu ik er meer over geleerd heb mijn eisen en wensen steeds beter op een rij heb. Dat kon mij uitsluitend lukken door me er ZELF in te verdiepen.
Denk ik….
Of denk jij er anders over?
Ik kan me wél voorstellen dat ik ooit het verwerken van workshopinschrijvingen zou kunnen/willen/durven uitbesteden :-).
Hartelijke groetjes en succes! Ik vind dat je het goed aanpakt!
Kira